SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen

Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi/intitusi.

Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk dilakukan  untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama demi mencapai tujuan yang diinginkan.

Informasi adalah hasil pemrosesan atau pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam  bahasa Inggris: Management Information System,  adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

Tujuan umum dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah :

1.       Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Proses manajemen dapat diartikan sebagai :

1.       Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
3. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Di dalam Sistem Informasi Manajemen ada tiga aktivitas :

1.      Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi.

2.      Processing adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.

3.      Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan.

Didalam suatu organisasi, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan pada
tiga tingkatan manajemen.

1.      Manajemen tingkat bawah, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan untuk keperluan pengendalian operasional. Pada tingkatan ini SIM dipergunakan dengan tujuan untuk penghematan disegala bidang yang mungkin untuk dilakukan

2.      Manajemen menengah, penerapan SIM dipergunakan untuk keperluan pengendalian manajemen. Tugas seorang manajer menengah ialah mengelola semua sumberdaya milik organisasi agar benar-benar dipergunakan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh manajemen puncak oleh semua personilnya secara efektif dan efisien.

3.      Manajemen tingkat puncak, yang tugas utamanya adalah untuk membuat perencanaan yang strategis.

Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM anatara lain :

1.      Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.

2.       Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.

3.      Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.

4.      Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.

5.      Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.

Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen

1.       sistem pemrosesan data (data  processing system)

2.       sistem pelaporan manajemen (management reporting system)

3.      sistem pendukung keputusan (decision support  system)

4.      sistem otomatisasi kantor (office automation system)

5.      sistem pintar (expert system) .

Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu: mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun computer.

Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”; istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM adalah system pembangkit informasi.

Pengembangan system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.

Konsep Sistem Informasi manajemen

Pengembangan system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.

1.      Unsur-unsur sistem informasi sederhana  

Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu: mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun computer.

Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”; istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM adalah system pembangkit informasi.

2.      Sistem informasi untuk manajer

Di akhir setiap bulan serangkaian program anggaran akan memproses master file yang berisi biaya dan pendapatan nyata bulanan dan membandingkan hala ini dengan biaya dan pendapatan bulanan dan menentukan sampai batas manakah masing-masing jenis biaya dan pendapatan nyata sesuai dengan yang diharapakan. File anggaran bulanan nyata yang baru dihasilkan berisis sepasang (gambaran anggaran dan gambar nyata yang menggambarkan transaksi yang diringkaskan) data biaya dan pendapatan pada masing-masing rincian kategori biaya pendapatan dari system akunting. Program anggaran computer kemudian menghitung perbedaan antara jumlah pada masing-masing pasangan dan menghasilkan laporan anggaran yang menunjukan besaran variasi. Para manajer menggunakan laporan variasi ini untuk tujuan pengendalian dengan cara menyelidiki sebab-sebab munculnya variasi dan kemudian apabila diperlukan melakukan tindakan perbaikan. Selama pemerosesan master file tidak diubah dan kemudian diprosos untuk kepentingan laporan.

3.      Sistem penopang keputusan

System penopang keputusan (decision support Sistem, DSS) berbeda dari sebagian besar system informasi tradisional karena masing-masing DSS bersifat khas, serta sepenuhnya ada dibawah wewenang seorang manajer, namun demikian tetap merupakan bagian dari SIM.

Sebuah DSS adalah satu dari beberapa pendekatan dalam membangun system informasi untuk pelaksanaan tugas manajerial atau organisasi; sesunguhnya sebuah DSS dikaitkan dengan tugas manajerial yang khusus atau masalah khusus, sehingga penggunaannya hanya terbatas pada masalah atau tugas tersebut. Oleh sebab itu DSS cendrung dirancang untuk melayani manajer madya atau senior, walaupun sebenarnya juga dapat dirancang untuk melayani berbagai tingkatan manajer.

4.      Integrasi Sistem informasi

Pengintegrasian system informasi merupakan salah satu konsep kunci dari system informasi manajemen. Berbagai system informasi dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara sesuai dengan keperluan integrasinya. Salah satu diantaranya adalah dengan arus data factual atau potensial diantara mereka. Aliran infoemasi diantara system sangat bermanfaat apabila data didalam file dari satu system diperlukan juga oleh system yang lainnya. Akan tetapi menjadi mustahil bagi system kedua untuk menghasilkan data tersebutatau apabila pendekatan ini akan menjadi mahal, lebih lmabat atau kurang tepat disbanding menggunakan data dari file pertama.

Aliran data diantara system biasa ditemukan apabila system ganda diperlukan untuk mengakses elemen data yang sama dari sumber bersamaan, atau apabila output dari satu system akan menjadi input bagio yang lainnya, seperti apabila informasi dari sisyem pemeroses transaksi merupakan input bagi siustem informasi manajerial. System juga dapat dikkaitkan melalui tugasnya untuk memberikan data bagi tugas yang sama atau karena masing-masing system menggunakan data yang sama dari sumber yang lain.

Oleh sebab itu, integrasi didefinisikan sebagai adanya saling keterkaitan antara sub-sistem sehingga data dari satu system secara rutin dapat melintas menuju, atau diambil oleh satu atau lebih system yang lain. Sebenarnya dengan system manual juga akan dapat dicapai suatu drajat integrasi tertentu, misalnya dengan cara fisikal membawa data dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja lainnya, yang selanjutnya oleh para pegawai administrasi akan digabungkan dengan data dari system lain. Sementara itu dengan system berkomputer data akan dapat melintas secara optimis diseluruh system, yang memungkinkan drajat integrasi yang lebih tinggi dan mempercepat kegiatan integrasi data. Pada sebagian besar system informasi berkomputer, sebagian besar integrasi data dilakukan secara otomatis oleh computer, dan hanya sebagian kecil dilakukan oleh pegawai atau personil pengolahan data. Biasanya tujuan pengembangan system adalah mengotomatisasikan perpindahan data dari system informasi terutama dari system yang sangat canggih dan sangat maju.

System informasi daro suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatiskan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu system informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personel system yang terlatih; untuk itu diperlukan parisipasi manajemen yang memadai dan sumber keuangan yang memadai.

Sebuah system informasi intelijen secara sistematis mengumpulkan data tentang lingkungan internal baik dari sumber dalam maupun eksternal. Sebagian besar informasi yang diperoleh biasanya diarahkan untuk perencanaan strategis. Berlangganan bank data mungkin akan cukup menolong. Profil manajemen menggambarkan kepada siapa informasi intelijen akan disampaikan.

System informasi yang melayani tugas utama harus bersifat silang fungsi dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama seringakali dilayani oleh system penopang keputusan, yang didalamnya berisis model, data base, dan manajer yang berinteraksi langsung dengan model.

Integrasi system informasi adalah penggabungan system informasi yang setengah independent. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan besar dari meningkatnya drajat integrasi system informasi yang mereka miliki.

Antar-muka manajer/mesin adalah kaitan antara computer dengan manajer yakni satu titik dimana mereka “saling berbicara satu sama lain”. Secara tradisional system computer belum bersifat ramah, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, agaknya cukup membantu memecahkan masalah ini.

Kebutuhan dan Sumber Informasi Manajemen

1.      Kegiatan Manajerial

      a.Perencanaan

Kegiatan perencanaa dimaksudkan untk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi untuk bergerak kearah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.

Langkah pertama organisasi adalah menilai statusnya dimasa kini; dan langkah tersebut merupakan evaluasi sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi serta lingkungan yang dipengaruhi oleh organisasi. Sumber utama organisasi tentang status organisasi dimasa kini adalah pada kegiatannya. Salah satu sumber utama adalahinformasi tentang ringkasan transaksi, termasuk laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat diperoleh secara informal oleh para manajer, atau mungkin diberikan oleh system informasi formal yang memang diorganisasi guna memperileh informasi tersebut. Organisasi dari pengguna maupun pemasok juga mungkin memberikan informasi untuk perencanan.

Ada dua jenis perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama, perencanaan jangka panjang, yang menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam beberapa tahun mendatang, biasanya untuk lima tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasa disebut sebagai rencana keuntungan yang serupa dengan rencana jangka panjang.

b. Pembahasan dan evaluasi menyeluruh (pengendalian manajemen)

Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian menejemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai evektivitas dan efesiensi strategi  dalam mencapai sasaran yang diharapkan. Pengendalian menejemen merupakan tanggung jawab dari menejemen puncak.

Pengendalian menejemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan oleh system informasi; laporan ini merupakan perbandingan hasil kegiatan dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan jangkla pendek. Para menejer menganalisis laporan ini untuk menunjukan penyimpangan dari rencana serta penyebab dari terjadinya penyimpangan tersebut.

c. Analisis masalah-masalah kritis

Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagaian besar organisasi hanya memerlukan organisasi yang berkaitan dengan masalah yang masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar diberbagai file data diberbagai data diberbagai informasi yang berbeda; oleh sebab itu informasi diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemerosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan ribu file.

d. Kepemimpinan dan kegiatan upacara

Para menejer senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan melaksanakan kegiatan kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk didalamnya adalah kegiatan baik didalam maupun diluar organisasi, berpidato, serta kegiatan social. Bagi sebagaian mereka, system informasi yang ada sangat kecial artinya, dan laporan rutin akan memeberikan informasi yang mereka perlukan.

e. Penyedia langsung

Kegiatan pertama yang banyak mdilakukan oleh menejer lapis rendah, adalah penyelia langsung. Kegiatan ini tidak menggunakan suistem informasi secara langsung karena didalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya adalah, memeriksa kegiatan secara ricnci, yang mungkin akan menggunakan informasi secara rinci  yang ada dalam laporan rutin.

f. Pengendali operasi

Pengendali informasi termasuk pengukuran pengukuran efesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efesiensinya. Apabila pemhendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditunjukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh oleh system informasi.

2.      Jenis keputusan manajemen dan kebutuhan informasi

Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan penting dari menejer. Keputusan yang dibuat juga cendrung terstruktur, sehingga analisisnya juga cendrung baku, dengan menerpakan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk manalisis sudah diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.

3.       Sumber-sumber informasi

Sekitar 30-40% informasi yang berguna bagi manajer madya diterima langsung dari system computer. Sedang manajer yang lebih rendah menerima langsung besar informasi mereka dari system computer (55-75%). Informasi ini sebagaian besar adalah informasi rinci tentang kegiatan, pemerosesan transaksi, atau ringkasan informasi tentang kegiatan tersebut. Manajer yang lebih rendah dan posisinya berkaitan dengan tanggung jawab langsung untuk mpenyelia kegiatan, menggunakan sumber tak berkomputer 25-45% dari informasi yang diperlukannya. Para manajer madya menerima lebih sedikit informasinya (15-20%) dari sumber intern. Manajer puncak menerima informasi dan sumber intern paling sedikit (10-15%), tak termasuk dari manajer lain yang menjadi sumber. Karena mereka ini praktis terpisah dari hubungan langsung dengan kegiatan operasi serta mengandalakn sepenuhnya pada sumber informasi lain.

4.      Serapan tidak pasti (uncertainty absorption)

Proses penyampaian informasi kepada manajeroleh bawahannya pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap system informasi. Proses ini, sering dianggap sebagai serapan tidak pasti dan telah banyak dikaji oleh Mark dan Simon.

Para manajer di setiap lapisan dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya pada kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul pada persengketan batas wewenang yang muncul diantara manajer dibawahnya. Akhirnya seoprang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.

Oleh sebab itu, para manajer khususnya manajer sejior yang waktunya sangat berharga harus secara cermat mengatur waktu yang dimilkinya untuk menyelesaikan masing-masing tugas dan untuk berhadapan dengan masing-masing anak buahnya. Mereka tidak dapat menghabiskan waktunya hanya dengan mendengan rincian penjelasan masalah atau situasi dari bawahannya. Bawahan juga selayaknya memahami haldemikian, dan kemudian berupaya mengemas informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagaian besar hal ini dilakukan bukan hanya memberikan fakta dan rincian yang paling relevan, tetapi juga dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi ini biasanyatidak lengkap dan kehandalannya sering tidak diketahui, maka manajer harus mampu fakta-fakta, asumsi-asumsi, serta pikiran-pikirannya, dan kemudian membentuk pendapatnyaberdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian mengkomunikasikan pandangannya yang menyeluruh ketimbang informasi informasi rinci kepada atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses manajemen lewat cara pengulangan baik jumlah keseluruhan informasi yang diteraima manajer , maupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi atau menerimanya.

5.      Perancangan Sistem Informasi untuk Manajer

Informasi umum yang diperlukan seorang manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, system informasi untuk menejer disemua lapisan biasa didasarkan pada system informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tapi khususnya untuk manajer puncak, system informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut.

Sumber :

Prinsip-prinsip sistim informasi manajemen oleh :George M. Scott, McGraw-hill, Inc