Sistem Informasi
Manajemen
Sistem
adalah susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan
susunan prosedur-prosedur saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah
kegiatan-kegiatan utama organisasi/intitusi.
Manajemen
adalah kegiatan yang dilakukan untuk dilakukan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama demi mencapai
tujuan yang diinginkan.
Informasi adalah hasil pemrosesan atau pengolahan data yang
diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami
dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk
menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam bahasa Inggris: Management Information System, adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi
pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan,
atau suatu strategi bisnis.
Tujuan umum
dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah :
1.
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam
perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke
informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara
menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja
(informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen,
termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen dapat diartikan
sebagai :
1. Perencanaan,
formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas
manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan
penetapan tujuan dan identifikasi
metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Di
dalam Sistem Informasi Manajemen ada tiga aktivitas :
1.
Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi
maupun di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi.
2.
Processing adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan
analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
3.
Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses
ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
Didalam suatu organisasi, Sistem Informasi Manajemen
dipergunakan pada
tiga tingkatan manajemen.
tiga tingkatan manajemen.
1.
Manajemen
tingkat bawah, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan untuk keperluan pengendalian
operasional. Pada tingkatan ini SIM dipergunakan dengan tujuan untuk
penghematan disegala bidang yang mungkin untuk dilakukan
2. Manajemen menengah, penerapan SIM dipergunakan untuk
keperluan pengendalian manajemen. Tugas seorang manajer menengah ialah
mengelola semua sumberdaya milik organisasi agar benar-benar dipergunakan untuk
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh manajemen puncak oleh semua
personilnya secara efektif dan efisien.
3.
Manajemen
tingkat puncak, yang tugas utamanya adalah untuk membuat perencanaan yang
strategis.
Davis menawarkan konsensus, bahwa
setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus
bidang SIM anatara lain :
1.
Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis,
pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2.
Proses
Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3.
Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal,
konsep kualitas, dan seterusnya.
4.
Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean
program, dan seterusnya.
5.
Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management,
Executive System, dan seterusnya.
Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen
1.
sistem pemrosesan data (data processing system)
2. sistem pelaporan
manajemen (management reporting system)
3. sistem pendukung keputusan (decision
support system)
4. sistem otomatisasi kantor (office automation
system)
5. sistem pintar (expert system) .
Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama,
yaitu: mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya
dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan
lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip
ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun
computer.
Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi
menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah
system memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”;
istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau
istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah
diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM
adalah system pembangkit informasi.
Pengembangan system informasi manajemen (SIM)
mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan
kedua, rencana jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta
penetapan rencana pengembangan yang khusus.
Konsep Sistem Informasi manajemen
Pengembangan
system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi
penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan
cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.
1.
Unsur-unsur sistem informasi sederhana
Semua system
informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu: mereka menerima data sebagai
masukan (input); kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan,
penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan lain-lainnya; dan akhirnya
memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip ini berlaku baik untuk system
informasi manual, elektromekanis, maupun computer.
Secra
sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima dan memproses data, dan
kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system memproses data biasa juga
disebut sebagai “system pembangkit informasi”; istilah ini sebenarnya lebih
tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau istilah pengolahan data akan
digunakan didalam buku ini karena memang sudah diterima luas, namun kepada para
mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM adalah system pembangkit
informasi.
2.
Sistem informasi untuk manajer
Di akhir
setiap bulan serangkaian program anggaran akan memproses master file yang
berisi biaya dan pendapatan nyata bulanan dan membandingkan hala ini dengan
biaya dan pendapatan bulanan dan menentukan sampai batas manakah masing-masing
jenis biaya dan pendapatan nyata sesuai dengan yang diharapakan. File anggaran
bulanan nyata yang baru dihasilkan berisis sepasang (gambaran anggaran dan
gambar nyata yang menggambarkan transaksi yang diringkaskan) data biaya dan
pendapatan pada masing-masing rincian kategori biaya pendapatan dari system
akunting. Program anggaran computer kemudian menghitung perbedaan antara jumlah
pada masing-masing pasangan dan menghasilkan laporan anggaran yang menunjukan
besaran variasi. Para manajer menggunakan laporan variasi ini untuk tujuan
pengendalian dengan cara menyelidiki sebab-sebab munculnya variasi dan kemudian
apabila diperlukan melakukan tindakan perbaikan. Selama pemerosesan master file
tidak diubah dan kemudian diprosos untuk kepentingan laporan.
3.
Sistem penopang keputusan
System
penopang keputusan (decision support Sistem, DSS) berbeda dari sebagian besar
system informasi tradisional karena masing-masing DSS bersifat khas, serta
sepenuhnya ada dibawah wewenang seorang manajer, namun demikian tetap merupakan
bagian dari SIM.
Sebuah DSS
adalah satu dari beberapa pendekatan dalam membangun system informasi untuk
pelaksanaan tugas manajerial atau organisasi; sesunguhnya sebuah DSS dikaitkan
dengan tugas manajerial yang khusus atau masalah khusus, sehingga penggunaannya
hanya terbatas pada masalah atau tugas tersebut. Oleh sebab itu DSS cendrung
dirancang untuk melayani manajer madya atau senior, walaupun sebenarnya juga
dapat dirancang untuk melayani berbagai tingkatan manajer.
4.
Integrasi Sistem informasi
Pengintegrasian
system informasi merupakan salah satu konsep kunci dari system informasi
manajemen. Berbagai system informasi dapat saling berhubungan satu sama lain
dengan berbagai cara sesuai dengan keperluan integrasinya. Salah satu
diantaranya adalah dengan arus data factual atau potensial diantara mereka.
Aliran infoemasi diantara system sangat bermanfaat apabila data didalam file dari
satu system diperlukan juga oleh system yang lainnya. Akan tetapi menjadi
mustahil bagi system kedua untuk menghasilkan data tersebutatau apabila
pendekatan ini akan menjadi mahal, lebih lmabat atau kurang tepat disbanding
menggunakan data dari file pertama.
Aliran data
diantara system biasa ditemukan apabila system ganda diperlukan untuk mengakses
elemen data yang sama dari sumber bersamaan, atau apabila output dari satu
system akan menjadi input bagio yang lainnya, seperti apabila informasi dari
sisyem pemeroses transaksi merupakan input bagi siustem informasi manajerial.
System juga dapat dikkaitkan melalui tugasnya untuk memberikan data bagi tugas
yang sama atau karena masing-masing system menggunakan data yang sama dari
sumber yang lain.
Oleh sebab
itu, integrasi didefinisikan sebagai adanya saling keterkaitan antara
sub-sistem sehingga data dari satu system secara rutin dapat melintas menuju,
atau diambil oleh satu atau lebih system yang lain. Sebenarnya dengan system
manual juga akan dapat dicapai suatu drajat integrasi tertentu, misalnya dengan
cara fisikal membawa data dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja lainnya,
yang selanjutnya oleh para pegawai administrasi akan digabungkan dengan data
dari system lain. Sementara itu dengan system berkomputer data akan dapat
melintas secara optimis diseluruh system, yang memungkinkan drajat integrasi
yang lebih tinggi dan mempercepat kegiatan integrasi data. Pada sebagian besar
system informasi berkomputer, sebagian besar integrasi data dilakukan secara
otomatis oleh computer, dan hanya sebagian kecil dilakukan oleh pegawai atau
personil pengolahan data. Biasanya tujuan pengembangan system adalah
mengotomatisasikan perpindahan data dari system informasi terutama dari system
yang sangat canggih dan sangat maju.
System informasi daro suatu organisasi tidak akan
pernah dapat diotomatiskan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu
system informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada
rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personel system yang
terlatih; untuk itu diperlukan parisipasi manajemen yang memadai dan sumber
keuangan yang memadai.
Sebuah system informasi intelijen secara sistematis
mengumpulkan data tentang lingkungan internal baik dari sumber dalam maupun
eksternal. Sebagian besar informasi yang diperoleh biasanya diarahkan untuk
perencanaan strategis. Berlangganan bank data mungkin akan cukup menolong.
Profil manajemen menggambarkan kepada siapa informasi intelijen akan
disampaikan.
System informasi yang melayani tugas utama harus
bersifat silang fungsi dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga
kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama seringakali dilayani oleh system
penopang keputusan, yang didalamnya berisis model, data base, dan manajer yang
berinteraksi langsung dengan model.
Integrasi system informasi adalah penggabungan system
informasi yang setengah independent. Sebagian besar organisasi akan memperoleh
kemanfaatan besar dari meningkatnya drajat integrasi system informasi yang
mereka miliki.
Antar-muka manajer/mesin adalah kaitan antara computer
dengan manajer yakni satu titik dimana mereka “saling berbicara satu sama
lain”. Secara tradisional system computer belum bersifat ramah, tetapi dengan
adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, agaknya cukup membantu
memecahkan masalah ini.
Kebutuhan dan Sumber Informasi Manajemen
1. Kegiatan
Manajerial
a.Perencanaan
Kegiatan
perencanaa dimaksudkan untk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi
untuk bergerak kearah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut
dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan
ukuran yang lainnya.
Langkah
pertama organisasi adalah menilai statusnya dimasa kini; dan langkah tersebut
merupakan evaluasi sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi serta
lingkungan yang dipengaruhi oleh organisasi. Sumber utama organisasi tentang
status organisasi dimasa kini adalah pada kegiatannya. Salah satu sumber utama
adalahinformasi tentang ringkasan transaksi, termasuk laporan keuangan.
Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat diperoleh secara
informal oleh para manajer, atau mungkin diberikan oleh system informasi formal
yang memang diorganisasi guna memperileh informasi tersebut. Organisasi dari
pengguna maupun pemasok juga mungkin memberikan informasi untuk perencanan.
Ada dua
jenis perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama, perencanaan jangka panjang,
yang menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam beberapa tahun mendatang,
biasanya untuk lima tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasa
disebut sebagai rencana keuntungan yang serupa dengan rencana jangka panjang.
b. Pembahasan dan evaluasi
menyeluruh (pengendalian manajemen)
Pengendalian
manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap
konsisten dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian menejemen
berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber
daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai evektivitas dan
efesiensi strategi dalam mencapai sasaran yang diharapkan. Pengendalian
menejemen merupakan tanggung jawab dari menejemen puncak.
Pengendalian
menejemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan
oleh system informasi; laporan ini merupakan perbandingan hasil kegiatan dengan
sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan jangkla pendek. Para
menejer menganalisis laporan ini untuk menunjukan penyimpangan dari rencana
serta penyebab dari terjadinya penyimpangan tersebut.
c. Analisis masalah-masalah kritis
Masalah-masalah
khusus harus dianalisis dengan cara tidak rutin, dan informasi berkaitan dengan
masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagaian besar
organisasi hanya memerlukan organisasi yang berkaitan dengan masalah yang
masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar diberbagai file
data diberbagai data diberbagai informasi yang berbeda; oleh sebab itu
informasi diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya
selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemerosesan hingga
mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas
merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan ribu file.
d. Kepemimpinan dan kegiatan upacara
Para menejer
senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan melaksanakan kegiatan
kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk didalamnya adalah kegiatan baik
didalam maupun diluar organisasi, berpidato, serta kegiatan social. Bagi
sebagaian mereka, system informasi yang ada sangat kecial artinya, dan laporan
rutin akan memeberikan informasi yang mereka perlukan.
e. Penyedia langsung
Kegiatan
pertama yang banyak mdilakukan oleh menejer lapis rendah, adalah penyelia
langsung. Kegiatan ini tidak menggunakan suistem informasi secara langsung
karena didalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan
selanjutnya adalah, memeriksa kegiatan secara ricnci, yang mungkin akan
menggunakan informasi secara rinci yang ada dalam laporan rutin.
f. Pengendali operasi
Pengendali
informasi termasuk pengukuran pengukuran efesiensi pelaksanaan masing-masing
tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna
meningkatkan efesiensinya. Apabila pemhendalian manajemen dipusatkan pada
sejumlah kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran
organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditunjukan pada pelaksanaan satu
tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan
rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh oleh system informasi.
2.
Jenis keputusan manajemen dan kebutuhan informasi
Banyak
kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan
penting dari menejer. Keputusan yang dibuat juga cendrung terstruktur, sehingga
analisisnya juga cendrung baku, dengan menerpakan suatu metode analisis yang
digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk manalisis sudah
diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.
3.
Sumber-sumber
informasi
Sekitar
30-40% informasi yang berguna bagi manajer madya diterima langsung dari system
computer. Sedang manajer yang lebih rendah menerima langsung besar informasi
mereka dari system computer (55-75%). Informasi ini sebagaian besar adalah
informasi rinci tentang kegiatan, pemerosesan transaksi, atau ringkasan
informasi tentang kegiatan tersebut. Manajer yang lebih rendah dan posisinya
berkaitan dengan tanggung jawab langsung untuk mpenyelia kegiatan, menggunakan
sumber tak berkomputer 25-45% dari informasi yang diperlukannya. Para manajer
madya menerima lebih sedikit informasinya (15-20%) dari sumber intern. Manajer
puncak menerima informasi dan sumber intern paling sedikit (10-15%), tak
termasuk dari manajer lain yang menjadi sumber. Karena mereka ini praktis
terpisah dari hubungan langsung dengan kegiatan operasi serta mengandalakn
sepenuhnya pada sumber informasi lain.
4.
Serapan tidak pasti (uncertainty absorption)
Proses
penyampaian informasi kepada manajeroleh bawahannya pada masing-masing lapisan
perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap system informasi. Proses
ini, sering dianggap sebagai serapan tidak pasti dan telah banyak dikaji oleh
Mark dan Simon.
Para manajer
di setiap lapisan dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam
atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya pada
kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham
(stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti
upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga
harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul pada persengketan
batas wewenang yang muncul diantara manajer dibawahnya. Akhirnya seoprang
manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.
Oleh sebab
itu, para manajer khususnya manajer sejior yang waktunya sangat berharga harus
secara cermat mengatur waktu yang dimilkinya untuk menyelesaikan masing-masing
tugas dan untuk berhadapan dengan masing-masing anak buahnya. Mereka tidak
dapat menghabiskan waktunya hanya dengan mendengan rincian penjelasan masalah
atau situasi dari bawahannya. Bawahan juga selayaknya memahami haldemikian, dan
kemudian berupaya mengemas informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagaian
besar hal ini dilakukan bukan hanya memberikan fakta dan rincian yang paling
relevan, tetapi juga dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi
ini biasanyatidak lengkap dan kehandalannya sering tidak diketahui, maka
manajer harus mampu fakta-fakta, asumsi-asumsi, serta pikiran-pikirannya, dan
kemudian membentuk pendapatnyaberdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian
mengkomunikasikan pandangannya yang menyeluruh ketimbang informasi informasi
rinci kepada atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses
manajemen lewat cara pengulangan baik jumlah keseluruhan informasi yang
diteraima manajer , maupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi
atau menerimanya.
5.
Perancangan Sistem Informasi untuk Manajer
Informasi
umum yang diperlukan seorang manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat
kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, system informasi untuk
menejer disemua lapisan biasa didasarkan pada system informasi operasional.
Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tapi khususnya untuk manajer puncak,
system informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat
tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut.
Sumber :
Prinsip-prinsip sistim informasi
manajemen oleh :George
M. Scott, McGraw-hill, Inc
Tidak ada komentar:
Posting Komentar